Zarządzanie Cyklem Projektu - Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Zarządzanie
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
KOMISJA EUROPEJSKA
BIURO WSPÓŁPRACY EUROPAID
Sprawy ogólne
Ewaluacja
Podręcznik -
Zarządzanie Cyklem Projektu
MINISTERSTWO GOSPODARKI I PRACY
Maj 2004
1
Wprowadzenie
Podręcznik “Zarządzanie Cyklem Projektu” przygotowany został w 2001 roku na zamówienie
Komisji Europejskiej – Biura Współpracy EUROPAID - przez ITAD Ltd z Wielkiej Brytanii
i zaktualizowany przez PARTICIP GmbH z Niemiec, jako materiał szkoleniowy dla
pracowników Komisji, zajmujących się przyznawaniem i nadzorowaniem wykorzystania
funduszy pomocowych.
Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym MGPiPS postanowił
zaadaptować ten podręcznik na użytek potencjalnych projektodawców w Polsce, biorąc pod
uwagę jego dużą użyteczność w przygotowywaniu projektów.
W podręczniku czytelnicy znajdą przejrzysty wywód o trafnej i skutecznej metodzie
tworzenia projektów, poczynając od definiowania problemów, określania celów i rezultatów,
planowania działań oraz budowania harmonogramu i budżetu. Metoda ta ma charakter
uniwersalny, co znaczy, że może być stosowana zarówno przy tworzeniu projektów z zakresu
rozwoju zasobów ludzkich, jak i projektów o charakterze inwestycyjnym. Projekty
opracowane z zastosowaniem tej metody mają duże szanse powodzenia przy ich realizacji.
WPROWADZENIE .............................................................................................................................................. 2
ROZDZIAŁ 1 WSTĘP ......................................................................................................................................... 4
ROZDZIAŁ 2 ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU ................................................................................ 5
2.1 C
YKL
P
ROJEKTU
........................................................................................................................................... 5
2.2. Z
ARZĄDZANIE
C
YKLEM
P
ROJEKTU
.............................................................................................................. 6
2.3. N
ARZĘDZIA PLANOWANIA I ZARZĄDZANIA
ZCP .......................................................................................... 9
2.4 P
ODSUMOWANIE
........................................................................................................................................... 9
ROZDZIAŁ 3: PODEJŚCIE OPARTE NA RAMIE LOGICZNEJ (LFA) – NARZĘDZIE
PLANOWANIA I ANALIZY............................................................................................................................. 10
3.1. W
STĘP
........................................................................................................................................................ 10
3.2 F
AZA ANALIZY
............................................................................................................................................ 11
3.2.1 Analiza problemu
............................................................................................................................... 11
3.2.2. Analiza celów
.................................................................................................................................... 13
3.2.3. Analiza Strategii
................................................................................................................................ 14
3.3.F
AZA
P
LANOWANIA
.................................................................................................................................... 15
3.3.1. Matryca Logiczna
............................................................................................................................. 15
3.3.2. Poziom celów
..................................................................................................................................... 17
3.3.3. Założenia
........................................................................................................................................... 18
3.3.4. Czynniki zapewniające trwałość
....................................................................................................... 20
3.3.5. Obiektywnie Weryfikowalne Wskaźniki
........................................................................................... 21
3.3.6. Źródła weryfikacji
............................................................................................................................. 23
3.3.7. Środki i koszty
................................................................................................................................... 23
3.3.8. Matryca logiczna – Przykład
............................................................................................................ 24
3.4. P
ODSUMOWANIE
........................................................................................................................................ 26
ROZDZIAŁ 4. UŻYCIE MATRYCY LOGICZNEJ DO UTWORZENIA HARMONOGRAMU
DZIAŁAŃ I WYKORZYSTANIA ZASOBÓW.............................................................................................. 27
4.1. H
ARMONOGRAM DZIAŁAŃ I WYKORZYSTANIA ZASOBÓW
. ......................................................................... 27
4.1.1. Lista kontrolna do przygotowania harmonogramu działań.
........................................................... 27
4.1.2. Prezentacja harmonogramu działań
................................................................................................ 29
4.2. P
RZYGOTOWYWANIE HARMONOGRAMU WYKORZYSTANIA ZASOBÓW
....................................................... 30
4.2.1. Lista kontrolna do określenia środków i planowania kosztów
........................................................ 30
4.3. P
ODSUMOWANIE
........................................................................................................................................ 31
ROZDZIAŁ 5 MONITOROWANIE I RAPORTOWANIE .......................................................................... 33
5.1. W
STĘP
........................................................................................................................................................ 33
5.2. P
ROJEKTOWANIE
S
YSTEMU
M
ONITOROWANIA
.......................................................................................... 33
5.2.1. Analiza celów projektu
..................................................................................................................... 34
5.2.2. Przegląd procedur wdrażania
........................................................................................................... 34
5.2.3. Przegląd wskaźników
........................................................................................................................ 35
5.2.4. Raportowanie
.................................................................................................................................... 36
5.3. P
ODSUMOWANIE
........................................................................................................................................ 38
ROZDZIAŁ 6 PRZEGLĄD I EWALUACJA PROJEKTU.......................................................................... 39
6.1. W
STĘP
........................................................................................................................................................ 39
6.2. K
RYTERIA EWALUACJI
............................................................................................................................... 39
6.3. P
OWIĄZANIE Z MATRYCĄ LOGICZNĄ
.......................................................................................................... 40
6.3.1. Koszty
................................................................................................................................................ 40
6.3.2. Działania
........................................................................................................................................... 40
6.3.3. Wyniki
............................................................................................................................................... 41
6.3.4. Cel projektu
....................................................................................................................................... 41
6.3.5. Cele ogólne
........................................................................................................................................ 42
6.4. M
OŻLIWOŚĆ PRZEPROWADZENIA EWALUACJI
........................................................................................... 42
6.5. P
ODSUMOWANIE
........................................................................................................................................ 43
SŁOWNICZEK................................................................................................................................................... 44
3
Rozdział
1
Wstęp
Niniejszy podręcznik prezentuje główne cechy Zarządzania Cyklem Projektu (ZCP) – zbioru
narzędzi do opracowania i zarządzania projektami z wykorzystaniem metody „Macierzy
Projektu”. Celem ZCP jest doskonalenie procesu zarządzania projektami przez lepsze
uwzględnianie podstawowych zagadnień i warunków podczas opracowywania i wdrażania
projektów.
ZCP stanowi połączenie relatywnie prostych koncepcji, zadań i technik, w tym:
- koncepcji cyklu projektu,
- analizyinteresariuszy,
- narzędzia planistycznego – macierz projektu,
- kluczowych czynników jakości,
- harmonogramudziałań i harmonogramu wykorzystania zasobów,
- ujednoliconych struktur dla kluczowych dokumentów projektu.
Narzędzia i techniki przedstawione w niniejszym podręczniku są zaprojektowane tak, aby
towarzyszyć zainteresowanym w przygotowaniu projektów i zarządzaniu nimi.
Rozdział 2 prezentuje cykl projektu, opisuje jego fazy i wyjaśnia jego rolę w zarządzaniu.
Rozdział 3 zapoznaje czytelników z podejściem opartym na macierzy projektu, wyjaśniając
jej rolę w tworzeniu projektów za pomocą prostego przykładu. Wyjaśnia w jaki sposób
czynniki wpływające na trwałość mogą wpływać na szanse powodzenia projektu oraz
wskazuje zakres narzędzi pozwalających na uwzględnienie tych czynników.
Rozdział 4 wyjaśnia w jaki sposób można używać matrycy logicznej w celu stworzenia planu
pracy i budżetu oraz prezentuje sposób przygotowania harmonogramu działań
i wykorzystania zasobów.
Rozdział 5 definiuje monitorowanie oraz wyjaśnia jego rolę w zarządzaniu projektem. Ustala
podstawowe kroki, które należy poczynić, by zaplanować system monitorowania na poziomie
projektu, podkreślając główne korzyści efektywnego monitorowania, kluczowe kwestie, które
muszą być wyjaśnione oraz główne pułapki, których należy unikać.
Rozdział 6 definiuje ewaluację oraz podkreśla główne kryteria, według których projekty są
oceniane. Łączy on kryteria ewaluacyjne z matrycą logiczną i określa typowe ramy czasowe
ewaluacji.
Aneks zawiera słowniczek używanych terminów.
4
Rozdział 2 Zarządzanie Cyklem Projektu
2.1 Cykl Projektu
Sposób, w jaki projekty są planowane oraz realizowane, przebiega według sekwencji
określanej jako cykl projektu. Cykl rozpoczyna się od identyfikacji pomysłu i rozwija się
w plan pracy, który może być wdrażany i oceniany. Pomysły są identyfikowane w kontekście
uzgodnionej strategii. Cykl projektu zapewnia strukturę, w ramach której w konsultacjach
uczestniczą udziałowcy i wszyscy dysponują odpowiednimi informacjami. Dzięki temu na
kluczowych etapach życia projektu mogą być podejmowane decyzje oparte na informacjach.
Schemat Cykl Projektu
Całościowy cykl projektu ma sześć faz: planowanie, identyfikacja, opracowanie,
finansowanie, wdrożenie i ewaluacja. Szczegółowy przebieg poszczególnych faz różni się
w przypadku poszczególnych instytucji, odzwierciedlając różnice proceduralne. Niemniej
jednak, we wszystkich instytucjach cykl ma trzy wspólne elementy:
1. Cykl określa kluczowe decyzje, potrzeby informacyjne i odpowiedzialność w każdej z faz.
2. Fazy cyklu mają charakter progresywny – każda z nich musi być ukończona tak, aby
następna mogła być przeprowadzona z sukcesem.
3. Cykl oparty jest na ewaluacji tak, by przenosić doświadczenia z istniejących projektów na
tworzenie przyszłych programów oraz projektów.
Fazy cyklu projektu można opisać w następujący sposób:
w fazie
planowania
analizowana jest sytuacja na poziomie narodowym i sektorowym
tak, by określić problemy, ograniczenia i możliwości, które można by objąć
projektem. Wymaga to przeglądu wskaźników społeczno – ekonomicznych,
narodowych priorytetów oraz priorytetów określonych dla funduszu, z którego projekt
ma być finansowany,
w fazie
identyfikacji
pomysły na projekty są sortowane do dalszych studiów.
Wymaga to konsultacji z domyślnymi beneficjentami każdego z tych działań, analizy
problemów, z którymi się stykają oraz określenia możliwości rozwiązania tych
problemów,
w fazie
opracowania
odpowiednie pomysły projektów są rozwijane w operacyjne
plany projektu. Beneficjenci oraz udziałowcy (interesariusze) biorą udział w
szczegółowym określeniu idei projektu, która następnie jest oceniana pod kątem
5
[ Pobierz całość w formacie PDF ]