Zarządzanie Zasobami Ludzkimi, Szkoła
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Jerzy Kisielnicki
Informatyczne Systemy dla Wspomagania Zarządzanie
Zasobami Ludzkimi – ZZL
Spis treści:
1.System zarządzania – system informacyjny – system informatyczny
2.System informatyczny i jego elementy
3.System informatyczny i jego użyteczność w ZZL
4.Oferta, czyli jaka jest użyteczność systemów informatycznych w wspomaganiu
rutynowej pracy menedżera personalnego i pracowników tego pionu
5.Wirtualizacja i jej rola w polityce gospodarki zasobami ludzkimi
6.Uwagi o zastosowaniu systemów informatycznych dla wspomagania
funkcjonowania ZZL – rola Internetu
Słowa kluczowe
Systemy informacyjne, systemy informatyczne, technologia informacyjna,
Systemy Informowania Kierownictwa, Systemy Doradcze, Internet,
wirtualizacja, organizacja wirtualna.
Streszczenie
Celem rozdziału jest scharakteryzowanie roli systemów informatycznych w
usprawnianiu zarządzeniem zasobami ludzkimi. Rola systemów informatycznych w
zarządzaniu wzrasta a jednym z ich podstawowych kierunków są zastosowania
związane w różny sposób z ZZL. W rozdziale analizowano relacje, jakie zachodzą
między systemami: zarządzania, informatycznym i informacyjnym. Szczególnie
przedstawiono możliwości, jakie dają pracownikom pionów/działów ZZL
poszczególne typy systemów informatycznych ( transakcyjne, informowania
kierownictwa, wspomagania decyzji, ekspertowy). Ze względu na obecne trendy w
rozwoju nowych form organizacyjnych, które dokonały się pod wpływem informatyki
a w tym Internetu szerzej przedstawiono problemy wirtualizacji i możliwości jakie ona
ze sobą wnosi.
System zarządzania – system informacyjny – system informatyczny
Pisząc o roli informatyki w zarządzaniu zasobami ludzkimi ( ZZL) należy
problem ten przedstawić w szerszym kontekście a mianowicie w aspekcie jej
użyteczności w zarządzaniu. Podstawą funkcjonowania, każdej organizacji
jest posiadanie określonych informacji, które stanowią jej niematerialne
zasoby. Coraz częściej mówimy o kapitale informacyjnym organizacji lub też o
kapitale intelektualnym. Nas szczególnie interesują informacje o zasobach
ludzkich.
Informacja dla zarządzania, która jest przetwarzana w systemie
informatycznym jest jej szczególnym rodzajem. Pozwala ona na realizację
podstawowych funkcji zarządzania, czyli: planowanie, organizowanie,
przewodzenie i kontrolowanie. Skuteczne i efektywne zarządzanie
przejawiające się w podejmowaniu właściwych decyzji jest tylko możliwe
wtedy, kiedy posiadamy informacje o organizacji i jej otoczeniu. Informacje te
wyodrębniany z całego zbioru informacji po to, że na skutek ich posiadania,
zmniejsza się nieokreśloność podjęcia decyzji wyboru czy też ocena
dowolnego działania w naszej organizacji. Dlatego też informacja dla
zarządzania ma bezpośrednio i pośrednio wpływ na proces decyzyjny. Tworzy
się cały łańcuch zależności. I tak przykładowo decyzje w zakresie rekrutacji i
selekcji odpowiednich ludzi w sferze produkcji są mocno powiązane z
decyzjami produkcyjnymi a te z kolei z kosztowymi procesu produkcyjnego a
tu już krok od informacji pozwalającej na analizy wyników całej organizacji.
Podstawowe cechy wyróżniające informacje dla zarządzania w stosunku do
innych typów informacji to, że:
1.
Zawsze jest ona związana z realizacją, wymienionych wcześniej,
podstawowych funkcji zarządzania,
2.
Pozwala na podjęcie decyzji na różnych szczeblach zarządzania.
Wymienione cechy są ściśle ze sobą związane. Pisząc o bezpośrednim i
pośrednim procesie podejmowania decyzji pragniemy zwrócić na istnienie
pętli informacyjnych w organizacji. I tak przykładowo informacja o wzroście
zysku dzięki kampanii marketingowej, powoduje, że „łowcy głów” pragną
pozyskać twórców tej kampanii dla swoich klientów. Informacja o zwiększeniu
zakupów, może spowodować decyzję o zwiększenie jego produkcji. Informacja
o wzroście obrotów powinna spowodować poprawę kondycji finansowej
organizacji i wzrost poziomu wynagrodzeń. Z kolei taka informacja, jeżeli jest
to spółka akcyjna, powinna powodować wzrost notowań jej akcji na giełdzie a
tym samym przyciągnięcie dodatkowych środków finansowych na rozwój. I
tak dalej.
Informacja dla zarządzania pozwala na uczenie się organizacji i dostosowania
się do stale zmieniającego się otoczenia. O wartości informacji dla
zarządzania, a więc o jej użyteczności możemy sądzić na podstawie decyzji
podejmowanych przez ich posiadacza.
System zarządzania w organizacji można więc określić jako zbiór działań
które obejmuje pełny cykl procesu zarządzania a więc: planowanie i
podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie tj. kierowanie ludźmi i
kontrolowanie skierowane na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe,
rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia w sposób
sprawny i skuteczny
1
. Wszystkie tzw. dobre systemy zarządzania maja
podobne cechy i muszą być zdolne do: planowania, udokumentowania,
zmierzenia, porównania, opisania, korygowania
System informacyjny określa się jako cyt. „specyficzny układ nerwowy
organizacji, który łączy w jedną całość elementy systemu zarządzania”
2
. Na
rolę systemu informacyjnego dla sprawnego zarządzania zwraca uwagę W.
Kieżun
3
, który formułuje tezę, że stopień sprawności komunikacji między
częściami organizacji, między częściami a otoczeniem oraz całością
organizacji a otoczeniem, jest w bezpośrednim związku przyczynowym ze
sprawnością całej organizacji. Dlatego też uzasadnione jest przykładanie wagi
do zbudowania sprawnego systemu informacyjnego. Jak wielka jest waga
systemów informacyjnych świadczy stwierdzenie J.A Senn
4
, który uważa , że
obecnie wchodzimy w Informacyjny Wiek w którym najbardziej istotnym
elementem będą właśnie tego typu systemy.
System informacyjny powoduje, że użytkownik dysponuje narzędziem do
podejmowania celowego działania. Jakość systemu informacyjnego decyduje o
1
Griffin R.W (1996),
Podstawy zarządzania organizacjami
PWN, Warszawa.
2
Morgan G. ( 1999),
Obrazy organizacji
, PWN, Warszawa
3
Kieżun J. ( 1997).,
Sprawne zarządzanie organizacją,
SGH, Warszawa
jakości procesu zarządzania. Dlatego kto ma za zadanie prowadzenie polityki
kadrowej powinien mieć wspomagający jego działanie system informacyjny.
System informacyjny definiowany jest w literaturze w różny sposób. Definicja
zależy od celów, dla jakich ten system jest potrzebny autorowi pracy lub też od
dyscypliny uprawianej przez jego autora. Inaczej, bowiem definiuje system
informacyjny ekonomista a zupełnie inaczej matematyk.
Ponieważ interesuje nas system informacyjny dla wspomagania ZZL to
możemy określić, że składać się on będzie z następujących elementów:
•
użytkowników czyli wszystkich osób pracujących w danej
organizacji, niezależnie od formy zatrudnienia,
•
posiadanych zasobów informacyjnych dotyczących zarówno
bezpośrednio tych osób jak i aktów prawnych ich dotyczących,
•
meta-informacji czyli informacji o posiadanych zasobach
informacyjnych o ich wiarygodności możliwości przetwarzania,
•
środkach technicznych użytych w procesie zbierania informacji ich
przesyłania, przetwarzania i przechowywania,
•
systemie zarządzania – ponieważ zupełnie inaczej będzie
funkcjonował system w warunkach decentralizacji zarządzania a inaczej w
warunkach centralizacji.
Analizując system informacyjny z punktu widzenia jego struktury rozpatruje
się przede wszystkim samo jego zachowanie niezależnie od zadań, dla których
został on zbudowany. Jest to, więc techniczna i technologiczna analiza systemu
informacji. Odmiennie postępujemy w sytuacji, kiedy analizujemy ten sam
system informacyjny, ale pod kątem funkcji, które spełnia cały system i jego
elementy. Mówimy wtedy, że analizujemy łańcuch decyzji generowanych
w wyniku działania systemu albo też przeprowadzamy jego analizę
pragmatyczną. System informacyjny możemy wyróżnić z otoczenia w trzech
wymiarach: czasowym, przestrzennym i problemowym.
W praktyce wszystkie współczesne, nawet w małych organizacjach, systemy
informacyjne zbudowane są w oparciu o sprzęt komputerowy, czyli używając
nieco innego określenia, z użyciem TI (Technologii Informacyjnej). I tak,
jeżeli mówimy o systemie informacyjnym pragniemy zasygnalizować, że
4
Senn J.A (1995)
, Information Technology in Business ,
Prentice Hall
patrzymy na system z punktu widzenia realizowanych przez niego funkcji,
natomiast, jeżeli mówimy system informatyczny to najbardziej istotne są dla
nas środki techniczne użyte do budowy tego systemu.
Podsumowując można przyjąć, że pojęciem najbardziej ogólnym jest pojęcie
system zarządzania, następnie system informacyjny a pojęciem najbardziej
szczegółowym system informatyczny.
System informatyczny i jego elementy
Zgodnie z tym, co wcześniej powiedziano system informatyczny jest częścią
systemu informacyjnego, w którym zastosowano środki informatyczne. Jest to
ta część systemu informacyjnego , który z punktu widzenia przyjętych
kryteriów opłaca się informatyzować, czyli wyposażyć w komputerowe
narzędzia.
Na system informatyczny składa się:
•
Hardware (sprzęt),
•
Software (oprogramowanie),
•
Telekomunikacja,
•
Ludzie obsługujący uprzednio wymienione elementy .
Wymienione składniki systemu informatycznego są elementami już wcześniej
zasygnalizowanej Technologii Informacyjnej czy z języka angielskiego, IT
(Information Technology). I tak:
Hardware
jest to sprzęt techniczny, dzięki któremu informacje są nadawane,
odbierane, przetwarzane i przesyłane. Jest to zbiór, który składa się z rożnego
rodzaju urządzeń technicznych takich jak: procesor, pamięć, urządzenia
wejścia (klawiatura, czytniki), urządzenia wyjścia (monitory, drukarki). W tym
to zakresie obserwujemy jeden z najbardziej dynamicznych rozwojów postępu
technicznego.
Najbardziej popularnym sprzętem komputerowym współczesnego pracownika
działu ZZL jest personalny komputer lub laptop. Obecnie coraz bardziej
popularny jest telefon komórkowy, który posiada wiele cech personalnego
komputera.
Software
- w języku polskim używana jest też nazwa oprogramowanie
komputerów. Jest to zbiór programów i instrukcji napisanych w specjalnym
[ Pobierz całość w formacie PDF ]