Zakres prowadzenia dokumentacji kadrowej (akta osobowe ), Studia - Budownictwo, budownictwo,inżynieria i ...
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
ZAKRES PROWADZEIA DOKUMETACJI KADROWEJ
Podstawa prawna:
Dz.U. 2006 nr 125 poz. 869 Rozporządzenie Ministra Pracy i
Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2006 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika
Dz.U. 2002 nr 214 poz. 1812 Rozporządzenie Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 6 grudnia 2002 r. zmieniające
rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze
stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika.
Dz.U. 1996 nr 62 poz. 286 Rozporządzenie Ministra Pracy i
Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu
prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia
akt osobowych pracownika.
Akty pracownicze
Uwagi zasadnicze:
Akta osobowe składają się z trzech obowiązkowych
części.
Akta osobowe zakłada się dla każdego z pracowników
oddzielnie.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych
częściach akt osobowych powinny być ułożone w
porządku chronologicznym oraz ponumerowane
Każda z części powinna zawierać pełny wykaz
znajdujących się w nich dokumentów.
Zawartość:
CZĘŚĆ A
DOKUMETY ZGROMADZOE W ZWIĄZKU Z
UBIEGAIEM SIĘ O ZATRUDIEIE
Obowiązki pracodawcy:
Sporządzenie
umowy o pracę co najmniej w dwóch
jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza
się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.
Uzyskanie pisemnego potwierdzenia
zapoznania się
pracownika z treścią regulaminu pracy, lub z informacją,
o warunkach pracy.
Uzyskanie pisemnego potwierdzenia
zapoznania się
pracownika z przepisami i zasadami dotyczącymi
bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zakresem informacji
objętych tajemnicą określoną w obowiązujących
ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju
pracy.
Prowadzenie
akt osobowych pracowników
Prowadzenie dokumentacj
i dotyczącej podejrzeń o
choroby zawodowe, rejestru chorób zawodowych,
wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy
i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi
chorobami i wypadkami.
Przykładowe dokumenty
a)
kwestionariusz osobowy
b)
zaświadczenia lekarskie o braku
przeciwwskazań do pracy na danym
stanowisku (badania wstępne)
c)
kopie lub odpisy:
świadectw pracy z poprzednich miejsc
pracy lub innych dokumentów
potwierdzających okresy zatrudnienia,
obejmujących okresy pracy przypadające
w roku kalendarzowym, w którym
pracownik ubiega się o zatrudnienie,
dokumentów potwierdzających
kwalifikacje zawodowe, wymagane do
wykonywania oferowanej pracy,
świadectwa ukończenia gimnazjum w
przypadku osoby ubiegającej się o
zatrudnienie w celu przygotowania
zawodowego,
Założenie i prowadzenie odrębnie dla każdego
pracownika:
1) karty ewidencji czasu pracy w zakresie
obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w
tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w
godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od
pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w
przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także
dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne
usprawiedliwione i nieusprawiedliwione
nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników
młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji
także czas ich pracy przy pracach wzbronionych
młodocianym, których wykonywanie jest
dozwolone w celu odbycia przez nich
przygotowania zawodowego. Do karty ewidencji
czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o
udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za
czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
2) imiennych kart (list) wpłacanego wynagrodzenia za
pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
3) karty ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia
roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a
także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za
używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i
konserwację.
d)
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich
przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
CZĘŚC B
DOKUMETY DOTYCZĄCE AWIĄZAIA
STOSUKU PRACY ORAZ PRZEBIEGU
ZATRUDIEIA PRACOWIKA, W TYM:
a) umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została
zawarta na piśmie potwierdzenie ustaleń co do
rodzaju umowy oraz jej warunków, a także
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli
pracodawca dodatkowo w tej formie określił
zadania pracownika wynikające z umowy o
pracę,
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez
pracownika z przepisami i informacjami
określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o
ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie
bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem
lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art.
148 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 Kodeksu pracy,
o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z
uprawnień określonych w tych przepisach,
Data opracowania 20080214
Opracował: Zespół Doradców ds. Bezpieczeństwa
www.behape.info.pl
 ZAKRES PROWADZEIA DOKUMETACJI KADROWEJ
d) dokumenty dotyczące powierzenia
pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
albo do wyliczenia się,
CZĘŚĆ C
DOKUMETY ZWIĄZAE Z USTAIEM
ZATRUDIEIA, W TYM:
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez
pracownika kwalifikacji zawodowych,
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu
umowy o pracę,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia
pracownikowi warunków umowy o pracę lub
zmiany tych warunków w innym trybie,
a
a
) dokumenty dotyczące żądania wydania
świadectwa pracy (art. 97 § 1
1
Kodeksu pracy)
oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi
ekwiwalentu pieniężnego za urlop
wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
g) dokumenty związane z przyznaniem
pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz
wymierzeniem kary porządkowej,
b) kopia wydanego pracownikowi świadectwa
pracy,
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi
urlopu wychowawczego oraz urlopu
bezpłatnego,
c) potwierdzenie dokonania czynności związanych
z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z
prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
(art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
h
a
) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru
czasu pracy, w przypadku określonym w art.
186
7
Kodeksu pracy,
d) umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu
stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką
umowę,
i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z
przeprowadzonymi badaniami okresowymi i
kontrolnymi,
e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z
przeprowadzonymi badaniami okresowymi po
rozwiązaniu stosunku pracy.
j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony
zawarły taką umowę w okresie pozostawania w
stosunku pracy,
j
a
) wnioski pracownika dotyczące ustalenia
indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art.
142 Kodeksu pracy), stosowania do niego
systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143
Kodeksu pracy), a także stosowania do niego
systemu czasu pracy, w którym praca jest
świadczona wyłącznie w piątki, soboty,
niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
j
b
) wniosek pracownika o poinformowanie
właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu
pracowników pracujących w nocy oraz kopię
informacji w tej sprawie skierowanej do
właściwego inspektora pracy,
k) korespondencję z reprezentującą pracownika
zakładową organizacją związkową we
wszystkich sprawach ze stosunku pracy
wymagających współdziałania pracodawcy z tą
organizacją lub innymi podmiotami
konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
k
a
) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu
pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio
zarejestrowanego jako osoba bezrobotna,
l) informacje dotyczące wykonywania przez
pracownika powszechnego obowiązku obrony.
Data opracowania 20080214
Opracował: Zespół Doradców ds. Bezpieczeństwa
www.behape.info.pl
  [ Pobierz całość w formacie PDF ]