Zasoby w projekcie, Notatki UTP - Zarządzanie, Semestr III, Zarządzanie projektami
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Marek Ostaszkiewicz, zarządzanie stac. rok 2, sem.3
Planowanie zasobów w projekcie. Rodzaje zasobów w projekcie.
Określenie zasobów jest jednym z najistotniejszych elementów definiowania projektu.
Dzięki temu istnieje możliwość określenia zakresu niezbędnych prac związanych
bezpośrednio bądź pośrednio z projektem, a także ustalenie zasobów łączących się
z realizacją poszczególnych zadań całego projektu
1
. Ustalenie listy zasobów niezbędnych do
realizacji projektu następuje po określeniu listy zadań wchodzących w jego skład.
Termin projekt definiowany jest przez Project Management Institute, jako ograniczony
w czasie wysiłek podejmowany w celu wytworzenia unikatowego wyrobu lub usługi.
Oznacza to, iż projekt jest zespołem następujących po sobie czynności, w określonych ramach
czasowych, z konkretnymi zasobami, oraz mający osiągnąć oczekiwany efekt. Ponadto
projekt odbywa się niezależnie od rutynowych działań, jest realizowany poza standardowymi
czynnościami przez powołany do jego realizacji zespół projektowy
2
. Oznacza to, iż projekty
można realizować w praktycznie każdej dziedzinie działalności przedsiębiorstwa, począwszy
od wdrażania różnorodnych systemów, poprzez modernizacje linii produkcyjnych,
restrukturyzacje, zmianę systemu wynagrodzeń, a także w związku z wprowadzaniem
nowego produktu czy usługi. Projekty stanowią także element każdej zorganizowanej
działalności ludzkiej, a więc między innymi na płaszczyźnie kulturalnej, społecznej czy
politycznej.
Zasób, zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego PWN jest definiowany jako pewna
ilość czegoś, nagromadzona w celu wykorzystania w przyszłości, a także jako posiadane
doświadczenie, wiedza, oraz umiejętności
3
.
1
R. Jones,
Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania,
Warszawa 2009, s.119.
2
M. Łada, A. Kozarkiewicz-Chlebowska,
Podstawy controllingu projektów,
Kraków 2005, s. 4.
3
1
Zasoby, jakie zużywane są w trakcie realizacji projektu, R. Keeling określa symbolem 7M,
które obejmuje:

Środki finansowe (money),

Materiały (materials),

Towary (merchandise),

Maszyny i urządzenia/wyposażenie (machinery),

Zasoby ludzkie (manpower),

Kierownictwo i specjalistów (management, proffesionals and specialists),

Ruch (movement)
4
.
Z reguły jednak dzieli się je na zasoby materialne ( materiały, surowce, półprodukty,
wyposażenie trwałe i ruchome), zasoby ludzkie (wykonawcy , kierownicy i specjaliści), oraz
zasoby nominalne, w postaci środków finansowych.
Najbardziej oczywista jest konieczność wykorzystania w trakcie wykonywania
projektu, obok zasobów ludzkich, także zasobów materialnych, takich jak materiały, maszyny
i urządzenia, media energetyczne itp. W coraz większym stopniu w projektach
wykorzystywane są także zasoby niematerialne, takie jak informacje, know-how, licencje,
marki. Z uwagi na fakt realizowania przez przedsiębiorstwa różnorodnych projektów, a także
ograniczenia własnych zasobów, w projekcie mogą być wykorzystywane obok nich także
zasoby obce, będące w posiadaniu potencjalnych podwykonawców.
Zasoby potrzebne do realizacji projektu można pozyskać na trzy podstawowe sposoby:
1.
Uzyskując w otoczeniu środki przeznaczone na realizację projektu, np. poprzez zakup
potrzebnych materiałów, zatrudnienie pracowników na czas projektu, dzierżawę
maszyn,
4
M. Trocki,
Zarządzanie projektami,
Warszawa 2009, s.58.
2
2.
Poprzez przesunięcie zasobów przedsiębiorstwa do projektu, np. poprzez
oddelegowanie pracowników, czasowe udostępnienie dla realizacji projektu urządzeń
i oprogramowania,
3.
Wykorzystując obce zasoby poprzez zlecanie wykonania poszczególnych działań
podwykonawcom
5
.
Należy podkreślić, że zasoby niezbędne do realizacji projektu nie są zawsze i w każdej
ilości dostępne i możliwe do pozyskania. Z tego powodu podczas przebiegu projektu należy
uwzględniać występujące ograniczenia, zwłaszcza dotyczące finansowania, które pozwala
uzyskać zasoby pozostałe, takie jak ludzkie, materialne i niematerialne.
Planowanie zasobów obejmuje siedem następujących etapów:
1. Określenie zapotrzebowania zasobów przez poszczególne czynności projektu,
2. Planowanie zasobów ludzkich i materialnych projektu,
3. Planowanie kosztów projektu,
4. Planowanie finansowania projektu,
5. Budżetowanie projektu,
6. Zatwierdzenie planu zasobów projektu przez kierownictwo,
7. Podjęcie decyzji o przystąpieniu do wykonawstwa projektu
6
.
Planowanie zasobów należy rozpocząć od określenia wykorzystania zasobów ludzkich
i materialnych w trakcie realizacji poszczególnych czynności projektu. Do jego określenia
wykorzystuje się tzw. pakiety robocze, zawierające szczegółowy opis wymagań dotyczących
realizacji poszczególnych czynności.
Kolejna czynność polega na przydziale zasobów do poszczególnych zadań. Jest to bardzo
ważne, ponieważ realizacja projektu następuje przy ograniczonych zasobach, a także
w konkretnym przedziale czasowym. Wynika stąd konieczność optymalnej alokacji zasobów,
5
M. Łada, A. Kozarkiewicz-Chlebowska, dz.cyt., s. 7.
6
M. Trocki, dz.cyt., s.58.
3
a także powiązanie planowania zasobów z planowaniem przebiegu projektu
7
.
Planowanie kosztów projektu jest istotne dla porównania kosztów z szacunkami dokonanymi
w etapie definiowania projektu. W przypadku znacznych różnic należy dokonać ponownej
oceny efektywności projektu.
Podczas planowania finansowania projektu ustala się źródła pozyskiwania funduszy.
W przypadku niewielkich projektów zasoby finansowe pozyskuje się najczęściej ze środków
własnych, jednak w większości przypadków są to źródła zewnętrzne, takie jak między innymi
pożyczki, kredyty, obligacje.
Budżetowanie projektu jest efektem realizacji poprzednich dwóch etapów. Uwzględnia on
podział środków na poszczególne działania w projekcie, rodzaje wydatków, czas realizacji,
czy podwykonawców. Budżet stanowi podstawę kontroli kosztów realizacji projektu
8
.
Plan zasobów projektu jest zatwierdzany przez kierownictwo, a następnie podejmuje się
decyzję o przystąpieniu lub rezygnacji z wykonania projektu.
7
Tamże, s.60.
8
Tamże, s.60.
4
Bibliografia:
1.
Jones R.,
Zarządzanie projektami. Sztuka przetrwania,
Warszawa 2009
2.
Łada M., Kozarkiewicz-Chlebowska A.,
Podstawy controllingu projektów,
Kraków 2005
3.
Trocki M.,
Zarządzanie projektami,
Warszawa 2009
4.
5
[ Pobierz całość w formacie PDF ]